合同企業説明会、BtoB展示会、自治体主催の移住・Uターンフェア、など、
多数の企業や団体が参加するイベントにおいて、主催者様の「準備期間」に潜む膨大なアナログ業務
（募集、メール連絡、書類回収、請求書発行など）を
解決するクラウド型出展者管理システムです。
展示会・合同企業説明会・BtoB展示会の出展者管理を効率化するクラウド型SaaSサービスです。
多数の出展者が参加するイベント運営において、主催者は開催当日だけでなく、「準備期間」に膨大な事務作業を抱えています。 これらの「見えない負担」が、イベントの質と効率を低下させています。
資料自体のデジタル化は進んでも、その裏側にある「出展者との事務連絡」「書類整理」「請求書作成」がアナログのままでは、 真のDXとは言えません。Spot-Managerは、この「準備期間のアナログ業務」を根本から解決します。
Solution
Spot-Managerは、個別メール・書類整理・請求業務などの事務作業をサポートします。出展者専用のマイページに情報を集約することで、主催者・出展者双方の負担を劇的に軽減。
QRコード受付アプリ「Spot-Recorder」と完全連携。データ移行の手間がなく、同じID/PWで当日の受付システムにそのまま接続可能。「準備」から「当日運営」まで、一気通貫のDXを実現します。
出展者管理のすべてを、ひとつのプラットフォームで
出展者データの二重登録は不要。Spot-Managerで管理した出展者情報が、そのまま当日の受付システム「Spot-Recorder」に連携。同じID/PWでシームレスに運用できます。
出展者申込データをCSVでダウンロードし、使い慣れたExcelでの柔軟な出展者確定作業が可能。システムの制約に縛られず、現場の実務フローに合わせた運用ができます。
メール送信の効率化で人件費を削減。請求書のセルフダウンロード化で印刷・郵送費をゼロに。トータルの運営コストを劇的に圧縮します。
募集から請求書発行まで、すべてをクラウドで完結
カスタム申込フォームで出展者情報を正確に収集。小間数の上限自動管理により、オーバーブッキングのリスクをゼロに。リアルタイムな状況把握と一括招待機能で、募集業務を効率化します。
管理画面からのワンクリック送信で、BCC送信ミスのリスクを完全排除。到達確認（エラー検知）機能で未達メールを即座に把握。予約配信で計画的な情報発信が可能です。
常に最新版を共有できるダウンロードセンター。「どのファイルが最新か」という混乱を解消。出展者は必要な資料をマイページからいつでもダウンロード可能です。
提出状況をリアルタイムに可視化し、未提出者を即座に特定。締切後の自動ロック機能で管理の手間を削減。回収ファイルの自動リネーム（社名・ブース番号付与）とZIP圧縮で、書類整理を完全効率化します。
出展者自身がマイページから見積書・請求書をダウンロード。主催者の発行・郵送作業をゼロに。インボイス制度にも対応し、正確な経理処理をサポートします。
「出展者募集」から「成果報告」まで、もう迷わない。イベント運営のすべてを、Spotシリーズで。
出展者管理システム「Spot-Manager」× QRコード受付アプリ「Spot-Recorder」
イベント準備業務と開催当日の業務をデジタルで統合し、
主催者、出展者の工数削減とデータ活用を最大化します。
Spot-Managerは出展者の募集、審査、出展確定、そして主催者からの連絡事項をクラウド上で一元管理。煩雑なメールのやり取りやExcel管理から解放され、主催者、出展者の準備工数を大幅に削減します。
Spot-Managerで登録された出展社情報は、Spot-Recorderの出展者データとして同期。出展者も出展者管理システムからシームレスに受付管理システムが利用可能。主催者も名簿の作成や機材の準備に追われることはありません。
Spot-RecorderはQRにスマホをかざすだけで受付データを取得。収集されたデータはリアルタイムに可視化され、会期中から戦略的なアプローチが可能になります。ペーパーレス化によるコスト削減とSDGsも推進。
導入事例：地方自治体主催 移住・Uターン合同就職フェア（150社規模）
150社が出展する大規模フェアにおいて、書類の受領・整理・ファイリングに丸2日を費やしていた作業が、Spot-Managerの自動リネーム・ZIP圧縮機能により「実質ゼロ」に。 さらに、請求書の印刷・封入・郵送作業もセルフダウンロード化により完全不要に。主催者スタッフは、本来注力すべきイベントの企画・運営に集中できるようになりました。
最短1週間で環境構築。スムーズに運用を開始いただけます
イベントの要件をヒアリングし、最短1週間で専用環境を構築。申込フォームや管理画面のセッティングを行います。
システムから出展企業へ一括で案内メールを送信。オンライン申込フォームで受付を開始します。
申込データの確定作業をExcelで行えます。小間番号や主催者企画ブースなどを手動で追加。出展者確定後、データをCSVでシステムに再取り込みします。
出展者専用マイページを一括開設。ログイン情報を自動で全出展者にメール通知します。
※実際の管理画面をご確認いただける、オンラインデモも随時受付中です。
